Microsoft Stream: Unternehmensrichtlinien (mit dynamischem Inhalt und Rückkanal)

Bei Einsatz von Video im Unternehmen gibt es neben rechtliche Aspekten auch firmenspezifische Gegebenheiten bei der Bereitstellung von Bewegtbild (mit Ton) zu beachten. Damit bei der Nutzung des Office 365 Video Services mit Namen Microsoft Stream jeder Video-Bereitsteller darüber informiert ist, kann man die Unternehmensrichtlinien im Stream Portal hinterlegen, so dass sie beim Upload eines Videos eingesehen werden können. Diese Möglichkeit ist optional. Neben dem Hinterlegen des Links zur Unternehmensrichtlinie kann man in den Administratoreinstellungen auch das Akzeptieren der Unternehmensrichtlinie vor dem Upload eines Videos als Pflichtbestätigung aktivieren. Der Link ist ein Link und kann z.B. auf ein Bild oder eine statische HTML-Seite zeigen oder aber auf eine Umfrage mit Microsoft Forms bzw. mit noch mehr Möglichkeiten auch auf eine SharePoint Seite, die wiederum Texte, Bilder, Videos, Forms usw. anzeigen kann.

Unternehmensrichtlinien konfigurieren

Um die Unternehmensrichtlinie aktivieren zu können, muss man als Benutzer die Berechtigung haben, die Administratoreinstellungen in Stream öffnen zu können. Die Berechtigung haben globale Administratoren oder Benutzer aus der Administratorenliste in Stream, die auch über die Administratoreinstellungen gepflegt werden kann. Um die Administratoreinstellungen zu öffnen, klickt man auf das Zahnrad oben rechts in der Office365 Titelzeile und wählt unten den Menüpunkt „Administratoreinstellungen“ aus.

Aufruf Administratoreinstellungen in Microsoft Stream

Um zur Pflege der Unternehmensrichtlinie zu kommen, klickt man im Menü links auf den entsprechenden Punkt.

Einstellungsseite für die Unternehmensrichtlinien

Auf der Einstellungsseite gibt es derzeit nur zwei Befehle:

1. Link zur Unternehmensrichtlinie (Hier wird nur nach einem Link gefragt, der beliebig im Netz hängen kann oder aber aus dem eigenen Office 365 Tenant kommt!)

2. Schalter zur Aktivierung, dass Benutzer vor dem ersten Upload von Videos die Unternehmensrichtlinie akzeptieren müssen.

Ist der Schalter aktiviert, bekommt beim Aufruf der Video Upload Seite (z.B. über das Stream Menü – Erstellen/Video hochladen) zunächst einen Hinweistext bzw. unseren Link präsentiert und der Button „Richtlinie akzeptieren“ ist deaktiviert:

Button „Richtlinie akzeptieren“ ist nicht aktiv

Klickt man auf den Link, öffnet sich in einem anderen Tab das Linkziel. Geht man danach wieder zurück auf den Tab für den Upload, ist der Button „Richtlinie akzeptieren“ aktiv und kann angeklickt werden.

Button „Richtlinie akzeptieren“ ist aktiv

Hat man den Button angeklickt, hat man damit die Unternehmensrichtlinie akzeptiert und kann mit dem Upload beginnen. Mir ist aktuell noch nicht klar, wo man sehen kann, welcher Benutzer die Richtlinie bereits aktiviert hat und ob es möglich ist, eine Akzeptierung auch wieder zurück zu nehmen, so dass der Benutzer die Aktion beim nächsten Upload wiederholen muss.

Stream Videoupload

Hat man in den Einstellungen den Schalter für die Akzeptierung der Unternehmensrichtlinie nicht aktiviert, kann man die Unternehmensrichtlinie über einen Link einsehen, aber auch gleich mit dem Upload eines Videos beginnen.

Stream Video Upload

Linkarten für Unternehmensrichtlinien

  • Verweis auf eine statische HTML Seite: Dort kann man dem Uploader die Informationen präsentieren, erhält aber kein Feedback.
  • Verweis auf ein Bild: Nicht durchsuchbar für textbasierte Informationen.
  • Verweis auf ein Dokument (Word oder pdf): Durchsuchbar, gut änderbar, wenn man das entsprechende Dokument aktualisiert, aber kein Rückkanal.
  • Verweis auf Microsoft Forms: Eine Form von Rückkanal, aber das Einfügen von längeren textuellen oder bildlichen Informationen ist nicht möglich.
  • Verweis auf eine SharePoint Seite: Scheint mir derzeit die mächtigste und bezogen auf die gebotenen Möglichkeiten einfachste Art zu sein, dem Uploder die Unternehmensrichtlinien zu präsentieren. Wenn man nicht selber Entwickler für eine dynamische WebSeite ist, kann man mit einer SharePoint Seite sowohl längere Texts darstellen, weitere Dokumente, Videos einbetten und für den Rückkanal ein Microsoft Forms Formular.
Unternehmensrichtlinie als SharePoint Seite mit einem Microsoft Forms Formular, Text, Verweis auf einen globalen Stream Kanal, Dokumente

Meiner Meinung nach noch fehlend

  • Übersicht, welcher Benutzer/Uploader hat die Unternehmensrichtlinie bereits akzeptiert.
  • Zurücksetzen der Akzeptierung, um den Uploader beim nächsten Upload wieder zum Lesen einer aktualisierten Unternehmensrichtlinie zu zwingen. Kann auch automatisch beim Ändern des Links durchgeführt werden.
  • Die oberen fehlenden Möglichkeiten über API realisieren / abfragen / setzen!