Microsoft Stream: Unternehmensrichtlinie (akzeptieren zurücksetzen)

Bei der Verwendung von Microsoft Stream macht es großen Sinn, eine Unternehmensrichtlinie für die Verwendung von Microsoft Stream zu hinterlegen. Hierin beschreiben Sie für die Stream Anwender in Ihrem Unternehmen, welche Art von Videos im Unternehmen erlaubt sind, welche nicht und was es aus Unternehmenssicht alles zu beachten gibt. Beispiele:

– Keine Aufnahme von Kunden.

– Keine Aufnahme von einzelnen Kollegen in Bild und Ton ohne Ihr Wissen.

– Keine Aufnahme von als geheim eingestuften Dokumenten oder Bereichen des Unternehmens oder von Produkten.

– Keine Aufnahmen aus dem Gebäude raus.

– Aufnahmen vom Schreibtisch sind erlaubt, wenn keine Verbotsbedingung wie z.B. die Aufnahme von Dokumenten verletzt wird.

– Upload von Videos der Weihnachtsfeier sind erlaubt!

– Besprechungsaufzeichnungen sind von den Besitzern nach 1 Monat manuell zu löschen (Hinweis von mir: solange es noch keine Retention Policies für Stream Videos gibt!)

In den Administratoreinstellungen von Microsoft Stream kann ein Admin im Menü „Unternehmensrichtlinien“ den Link zur Unternehmensrichtlinie festlegen (siehe Bild).

Wichtig dabei ist, dass was immer auch hinter dem Link liegt, von allen Nutzern von Microsoft Stream auch erreicht und gelesen werden darf – Stichwort: Berechtigung! Wenn es ein pdf ist, sollte es für alle im Unternehmen zugreifbar sein. Es muss aber kein pdf sein, es kann auch eine SharePoint Seite sein, die neben Texten, Bilder und Videos z.B. auch ein Forms für Verbesserungsvorschläge beinhaltet! Man kommt als Anwender immer wieder an den Link zur Unternehmensrichtlinie ran, wenn man ein Video hochlädt.

Wenn in den Administratoreinstellungen die Option „Akzeptieren der Unternehmensrichtlinie erforderlich“ gesetzt ist, bekommt jeder Anwender vor dem ersten Upload eine Meldung angezeigt, dass er sich bitte zunächst die Unternehmensrichtlinie durchlesen soll.

Beim Klick auf „Lesen und akzeptieren Sie unsere Unternehmensrichtlinie“ wird eine neue Registerkarte geöffnet mit dem Link der in den Administratoreinstellungen angegeben ist. Hier ein Beispiel für die Umleitung auf eine SharePoint Seite mit integriertem Forms Bereich (nicht vollständig, nur zur Veranschaulichung!):

Kommt man zum Tab mit Microsoft Stream zurück, bedankt sich Stream für das Anschauen der Unternehmensrichtlinie und fordert nun nochmal gesondert dazu auf, die Richtlinie zu akzeptieren.

Wenn man das bestätigt, kommt man zur Standard Uploadmaske von Microsoft Stream. Dieser Vorgang wird pro Benutzer nur einmal verlangt. Beim nächsten Upload, kann man direkt ein Video hochladen oder wie schon geschrieben, die Unternehmensrichtlinie über den Link öffnen.

Die interessante Neuerung ist der dritte Bereich in den Administratoreinstellungen zur Unternehmensrichtlinie: „Akzeptieren der Unternehmensrichtlinie zurücksetzen“.

Wenn sich die Unternehmensrichtlinie ändert, kann man über den „Zurücksetzen“ Button die zu den jeweiligen Nutzern von Microsoft Stream gespeicherten Akzeptierungen löschen und damit alle Benutzer zur neuen Akzeptierung zwingen.

Microsoft Stream merkt sich den Zeitpunkt der letzten Zurücksetzung und zeigt den Wert neben dem Button an.

Die zugehörige docs Seite von Microsoft zu Unternehmensrichtlinien in Microsoft Stream ist: https://docs.microsoft.com/de-de/stream/company-policy-and-consent

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