Microsoft Teams: Besprechungsaufzeichnungen teilen – Besonderheiten!

Besprechungen über Microsoft Teams gibt es in verschiedenen Arten. Mit einzelnen Personen als direkten Austausch, als Sofort-Besprechung in einem Kanal oder als geplante Besprechung zu einem Kanal. Besprechungen können aufgezeichnet werden, wenn die Funktionen im Mandanten freigeschaltet sind und wenn die richtigen Lizenzen vorliegen. Die Aufzeichnung einer Besprechung in Microsoft Teams wird mit Hilfe der Azure Media Services durchgeführt und landet nach Beendigung innerhalb von max. 24 Stunden in Microsoft Stream. Je nachdem, ob die Besprechung nur mit weiteren Personen geführt wurde oder ob die Besprechung einem Kanal zugeordnet ist, werden in Microsoft Stream die Berechtigungen gesetzt. Besitzer des Videos in Microsoft Stream wird der Aufzeichnungsstarter. Er ist auch der Einzigste, der das Video unter „Meine Inhalte / Videos“ sieht, was auch bei manuell hochgeladenen Videos gilt und auch wenn mehrere Besitzer zugeordnet sind. Bei den Video Berechtigungen werden bei eine Besprechung mit einzelnen Personen die weiteren Personen als Zuschauer zugeordnet (nicht als Besitzer). Bei einer Kanalbesprechung wird die Microsoft 365-Gruppe als Zuschauer zugeordnet (nicht als Besitzer). Egal ob in den Administratoreinstellungen von Microsoft Stream unter „Inhaltserstellung“ bei „Standardmäßige Anzeigeberechtigungen während des Hochladens“ der Wert „Bestimmte Gruppen und Personen“ oder „Jeder im Unternehmen“ gesetzt ist, innerhalb des Videos aus Microsoft Teams hochgeladenen Videos wird bei den Berechtigungen der Wert „Jeder Person in Ihrem Unternehmen die Anzeige dieses Videos gestatten“ NICHT gesetzt! Microsoft Teams Besprechungsaufzeichnungen in Microsoft Stream haben als Berechtigungen initial immer die Besprechungsteilnehmer oder die Microsoft 365-Gruppe gesetzt. Ergänzen dazu möchte ich hier noch erwähnen, dass Gäste, Externe oder Anonyme Besprechungsteilnehmer Microsoft Stream Videos und damit auch Microsoft Teams Besprechungsaufzeichnungen nicht sehen können, da der Dienst Microsoft Stream diese Funktion (noch) nicht anbietet.

Jetzt zu einer kleinen aber feinen Besonderheit, auf die ich durch einen Tweet von Thomy Goelles und in cc Stefan Hager aufmerksam gemacht wurde:

Ist die Eigenschaft „Jeder Person in Ihrem Unternehmen die Anzeige dieses Videos gestatten“ abhängig von Microsoft Stream Einstellungen oder wann wird die Eigenschaft gesetzt?

Meine erste Vermutung war, wenn in den Administratoreinstellungen von Microsoft Stream unter dem Menüpunkt Inhaltserstellung „Jeder im Unternehmen“ ausgewählt ist, dann gilt das auch für Microsoft Teams Besprechungsaufzeichnungen.

Das ist aber nicht so. Egal was dort eingestellt ist, die Eigenschaft „Jeder …“ wird bei einem Besprechungsvideo initial nicht gesetzt!

Klick man innerhalb von Microsoft Stream auf „Teilen“, so bekommt man einen Teilendialog in dem explizit drin steht, dass das Video nur von autorisierten Benutzern angezeigt werden kann.

Das Flag „Jeder …“ wird dabei nicht verändert. Es gibt aber auch bei der Besprechungsansicht in Microsoft Teams über die drei Punkte beim Video nicht zwei weitere Optionen:

1. Teilen

2. Link abrufen

Beim Link abrufen bekommt mein einen Dialog angezeigt, über den man sich die URL zum Stream Video in die Zwischenablage kopieren kann.

Diese Aktion verändert die „Jeder …“ Eigenschaft nicht. Bei der ersten Option, dem Teilen, kommt allerdings eine Abfrage: „Möchten Sie diese Aufzeichnung für alle in Ihrer Organisation verfügbar machen“.

Bestätigt man hier mit „Teilen“, erhält man einen anderen Link Kopierdialog:

Auch hier kann man sich den Linke zum Video jetzt kopieren. Es ist wie in dem ersten Dialog der Standard Link zu einem Stream Video. Der Unterschied ist, dass im Hintergrund in Microsoft Stream die Eigenschaft „Jeder …“ gesetzt worden ist:

Damit kann mit dem Microsoft Stream Video Link jeder in der Organisation sich das Video anschauen!

Die Eigenschaft „Jeder …“ kann über Microsoft Stream wieder zurückgesetzt werden oder über „Teilen beenden“ aus Microsoft Teams:

Auf diesen Sachverhalt zum Teilen von Microsoft Teams Besprechungsaufzeichnungen sollte bei Teams Schulungen im Unternehmen dringend eingegangen werden, da so eine vielleicht vertrauliche Besprechung mit allen im Unternehmen geteilt wird!

Es ist eher die Option „Link abrufen“ zu verwenden!